詳細ファイルは主にメディアを保存します。

実際にアーカイブシステムを構築する前に、アーカイブの異なる形式とアーカイブの要求に基づいて、必要な設備とその他のアーカイブ用品を予測しなければならない。

アーカイブの設備は一般的に、文庫本、インデックスカード、書類ホルダー、ホッチキス、ダブルホールの打抜機、段別書棚、巻物を置く時の専用のベンチと分類器具を含みます。

通常の分類器は移動可能で、標準サイズは15 cm、7.5 cm、10 cm幅の保存用具です。

★ストレート及び横書きの本棚

事務室の文書は引き出し型の書棚に保管されています。引き出し式の書棚はストレートと横型の2種類に分けられています。

ほとんどの文庫本は装飾的な色に塗られています。一般的にロックが付いています。素材は絶縁、防火などの性能があります。

直接型の文庫本は2つから5つの引き出しを積み重ねて構成することができ、よく使う資料の保存量によってサイズを決めます。

書類棚の引き出しごとにラベルを付けて、その中の資料の内容を指示します。ディレクトリカードの確認と安定、サポート文書ホルダーの確認に便利なガイド溝もあります。

すべてのファイルホルダーは簡潔で一致したラベルを持つべきです。これらのラベルは貼りやすいものであってもいいです。

手紙は日付どおりにきちんと並べて、左側は書類挟みの折れ目にします。

引き出しは20枚と25枚のカタログカードが必要です。

注意したいのは、各ファイルに保存されている文書は最大50件までです。

文書の数が多い文書は個人、会社、あるいは問題によって新しい文書に分類します。

多くの単位は直型の文庫本の中で、サスペンションを使っています。

このようなサスペンションは大きな伸びがあります。目立つガイドカードがあり、多くの資料が収容できます。

サスペンションの両側にフックがあり、それをキャビネットにかけることができます。ガイドカードは普通便利で注目されるところに置いてあります。

横型の文庫本の性質と機能はストレートの文庫本と同じで、2つと5つの引き出しを収納することができ、引き出しのサイズが大きいです。

その長い側は壁に沿って並んでいます。引き出しは操作者に約lフィートだけ出すことができます。

横型の文書棚に置いてある書類ホルダーは、正面が引き出しの左側に向いていて、側面が使用者に向いています。

横型の文庫本の後段は前に移動してもいいし、後ろに移動してもいいし、操作が便利です。

★開架保管

棚を開けて保管するというのは開けた資料棚で書類を保管します。本棚のようにドアがないので、スペースを節約できます。

この資料棚は調節できます。そして少し前に傾いています。資料棚の中には移動可能な箱があります。一つの箱の中には同じ種類の資料が保存されています。

しかし、オフィスにエアコンがないと、エアフィルターもないので、棚を開けておくのは無理です。

ほこりの堆積と温度湿度の制御が不足しているため、これらの棚を開けて貯蔵する設備は使いにくいです。

近年では、このような収納棚はより少ないスペースが必要なので、スタッフは一つの位置に立って3つの棚を操作できます。文書棚の上の書類入れを開けても直接見えます。そうすると、カラーパスワードを使ってスタッフの快速保存と検索を助けられます。そして、すぐにアーカイブの誤りを発見します。

★カードロッカー

個人やテーマに関する資料は様々なサイズのカードロッカーに保存できます。

よく使うカードのサイズは7.6 cm、10 cm、12.7 cm、15.2 cm、20.3 cmです。

カード型のロッカーは7.5 cm、12.7 cmのカードを置くことができます。幅を変えて2列または3列のカードを置くこともできます。

新しいカード型のロッカーには自動検索装置が設置されています。スタッフは固定された位置にあります。ボタンを押すと、1階、2階、または複数階から必要な資料を取り出すことができます。

★露呈式文庫本

露呈式の文庫本には高さ5 cm、幅12 cm、幅30 cmの小さな引き出しがあり、非常に詳細に印刷された資料カタログカードを置くために、カタログカードはカードごとの識別端だけを露出しています。これらの文庫本は通常、重層に置かれています。各引き出しは金属製のカバーで部分をカバーしています。この金属製のカバーは資料を平らにするのに役立ちます。

カードを調べることで、必要な資料を簡単に見つけることができます。

このような文庫本はインデックスメモリとして使用でき、このインデックスは他の資料の保存場所を指定するために使用されます。

例えば、ある大手会社はこのような露呈式の書棚を使って書類に関する資料を保存しています。これらの書類は会社のファイルセンターに保存しています。

書類が必要な時、スタッフは現像式の書棚の受信台で調べて、この書類の位置を確認します。或いはマイクロフィルムの上で撮影したかどうか、或いは廃棄されましたか？保存されているなら、どれぐらいの時間が保存されていますか？

また、現出式の文庫内に自動検索装置を入れて、各ファイルの位置を素早く確認することもできます。

★マイクロフィルムにマイクロフィルムを保存して撮影するのは各種の平面の原本を撮影対象にして、オリジナルの縮小画像を特別フィルムに記録する過程です。

マイクロフィルムの応用は保存空間を大幅に節約できます。マイクロフィルムに硬いコピーをしてリメイクすると、マイクロフィルムが占める空間はこの文書の本来のスペースの2%だけで、マイクロフィルムを縮小する最大の利点はここにあります。

マイクロファイルは16 mmと35 mmのカラーあるいは白黒のフィルムの上で撮影することができて、それらは柔らかいフィルムあるいは柔らかいフィルムの箱の中で保存します。

文庫本、ステープルホルダー、小型のパイプ状の容器はすべてマイクロフィルムとマイクロプリントを保存することができます。

マイクロフィルムに記録された画像と文字は非常に小さくて、人の目が読めないので、マイクロフィルムリーダーの助けを借りてイメージを拡大したり、コピー機で拡大コピーして紙の上で読まなければなりません。

★コンピュータテープ保存

コンピューターテープは大量の資料を入れることができますので、大量のスペースを節約できます。

これらのテープは特殊な密封木箱で保管してもいいし、閉鎖空間の棚に保存してもいいです。

また、テープが必要な時は前に出して資料を取り出すための収納ボックスもあります。

これらのテープにインデックスを作成し、各ディスクのテープの位置を記録して、資料を迅速に検索する必要があります。

★メモ資料のメモは何かを注意したり、思い出を助けるための資料で、通常は7.6 cm、12.7 cmのカードの資料形式を採用しています。ファイル資料の補充としていつでも調べます。

メモには、ヒントを補足したり、説明したりするための資料や手がかりを探るためのコピーが含まれていて、とても便利です。